Tehtävä 4: Muistilista

Muutamia ajatuksia sujuvaa kodin ja koulun sähköistä sekä muuta viestintää tukemaan...

1. Yhteiset pelisäännöt ovat onnistuneen viestinnän perusta!

Mistä asioista viestitään? Mitä viestimisväyliä käytetään ja millaisissa asioissa? Kuinka opettaja on milloinkin tavoitettavissa? Huoltajien perehdyttäminen opettajan käytössä olevista viestintävälineistä etenkin, kun opettaja aloittaa uuden luokan kanssa ja/tai viestäkanavissa tulee muutoksia. Varmistaminen, että huoltajat ovat saaneet viestit opettajalta ja päinvastoin.

2. Avoimuus ja arvostus luottamuksen rakentajana

Opettajan ensikontaktista lähtien oppilaan huoltajien kanssa, tulisi luoda vanhemmille vaikutelma siitä, että avoimella viestinnällä puolin ja toisin tuetaan parhaiten oppilaan hyvinvointia ja koulumenestystä, eikä ongelmatilanteissakaan pidä arkailla yhteydenottamista kouluun. Kunnioittava viestintä viestintäkanavasta tai asiasta riippumatta on aina ensiarvoisen tärkeää. Opettajan on oltava tarkkana viestimisensä tyylistä ja osattava ottaa asioihin etäisyyttä hetkeksi, etenkin silloin kun tunteet ajaisivat edelle viestinnässä. Myöskin luotettavuus on ehdottoman tärkeää ja salassapidettävien/arkaluontoisten asioiden suhteen tulee olla erityisen varovainen ja muistaa myös laissa määrätyt velvoitteet opettajan virassa toimiessa.

3. Tiedottamisvelvollisuus

Opettajalla on hyvä olla itselläänkin ylhäällä mistä asioista laki ja koulun kesken jaetut, omat vastuualueet velvoittavat häntä tiedottamaan.

4. Viestinnän organisointi

Opettajalla tulee olla selkeästi tiedossa oppilaidensa huoltajien yhteystiedot, koulun muun henkilökunnan ja muiden yhteystyötahojen yhteystiedot sekä kriisitilanteissa tarvittavat viestinnän väylät. Viestintä kodin kanssa olisi hyvä hoitaa ajoissa ja pyrkiä tekemään se työpäivänsä aikana, jotta jatkuva tavoitettavissa oleminen ja työasiat eivät olisi alituisesti läsnä opettajan omassa arjessa. Tehokkaimmat viestintäkeinot on myös arvioitava ennakkoon, jotta opettaja voisi säästää aikaa sekä voimavarojaan. Onkin hyvä miettiä yhdessä huoltajien kanssa, onko esimerkiksi Wilma riittävä ja sieltä nähtävät koulun työjärjestykset sekä muut tapahtumat ja oppilaan henkilökohtaiset asiat vai olisiko esim. luokan omalle blogille tarvetta koulutyön etenemisestä viestimään.

Tehtävä 4: muistilista

1.  Luo pelisäännöt viestimiseen huoltajien kanssa

·         On helpompaa, kun kaikki osapuolet tietävät miten ja milloin tulisi ottaa yhteyttä. Milloin ja missä asioissa viestimme kasvokkain, puhelimitse, sähköisen reissuvihon välityksellä jne?

2.  Viestimisen tavoite

·         Tavoitteena on tiedottaa kotia koulun tapahtumista ja antaa tietoa oppilaan koulunkäynnistä.

3.  Luottamus ja arvostus

·         Kodin ja koulun keskinäinen luottamus ja arvostus voidaan rakentaa avoimella ja vuorovaikutteisella viestinnällä.

4.   Yksityisyys

·         On ehdottoman tärkeää, että asioista kuulee vain ne, joiden siitä on syytä kuulla.

5.  Sosiaalinen media

·         Sosiaalisen median käytön kanssa kannattaa noudattaa koulun valitsemaa linjaa (olettaen, että sellainen on).

6.  Huoltajien välinen viestintä

·         On hyvä antaa ainakin mahdollisuus huoltajien välisen viestintäyhteyden syntymiselle. Näin voi välttää joitakin tilanteita, joissa joutuu toimimaan välikätenä.

7.  Tasa-arvoinen viestintä

·         Miten huomioit viestinnässä erilaiset perheet, ja perheiden vaihtelevat mahdollisuudet käyttää eri viestintävälineitä?

Tehtävä 4: muistilista

Käytäntöjä opettajien ja vanhempien välisessä viestinnässä on useita. Toiselle sopii toinen ja toiselle vastaava ei tulisi kuuloonkaan.

SUULLINEN VIESTINTÄ:

• Välitön viestintä: kiireelliset asiat olisi hyvä pyrkiä hoitamaan aina puhelimella ja varsinkin, jos on yhtään isommasta asiasta kyse, koska kirjoitetussa viestissä on aina mahdollisuus väärinymmärryksiin.
• Mahdollista on myös pyytää vanhemmat käymään koululla, jos asioista tarvitsee keskustella syvällisemmin. Tällöin on helpompi tarkkailla vanhempien tuntemuksia, tehdä tarkennuksia ja selvittää asiat perinpohjin. Lapsi voi olla tarvittaessa myös mukana, mutta puhelimessa tällainen viestintä useamman osallisen kesken on mahdotonta. Toki puhelimen voi laittaa kaiuttimelle, mutta en usko sen palvelevan tarkoitusta.

KIRJALLINEN VIESTINTÄ:

• Toiset tykkäävät käyttää Wilmaa, joka on kyllä hyvä väline jatkuvaan seurantaan. Sinne jää jutut muistiin ja niitä on hyvä käydä vaikka arviointikeskustelussa läpi. Riskinä on, että tulee pelkkiä negatiivisia kommentteja.
• Wilmassa voi käydä myös kirjeenvaihtoa ikään kuin sähköpostilla, mutta joskus voi olla hyvä tarkastaa mahdollinen lähetettävä viesti kollegalla, että onko se varmasti mahdollisimman hyvin kirjoitettu.
• Sähköpostia en ole itse tykännyt käyttää, koska molemminpuolin viestit voivat hukkua, kun mailiin tulee usein paljon viestejä.
• Jotkut käyttävät kirjalliseen viestintään esimerkiksi whatsappia tai facebookia, mutta niitä ei voida kuitenkaan velvoittaa vanhempien ottavan käyttöön, koska Wilma on yleisesti hyväksytty viestinnän väylä.

MUITA HUOMIOITA:

• Mieti haluatko antaa omaa puhelinnumeroasi vanhemmille. Jos annat, niin tee selväksi, milloin saa ottaa yhteyttä. Ollessani opettajana annoin oman numeroni, enkä kokenut mitään lieveilmiöitä, kuten soittoja epäsopivina aikoina. Monet edelleen kävivät yhteydenpitoa Wilman välityksellä. Minua ei haitannut se, että huoltajat laittoivat viestiä puhelimenkin kautta, koska se ei ollut häiritsevää. Toisinkin voi olla.
• Muitakin väyliä viestintään on ja kaikista näistä edellä mainituista on hyvä keskustella esim. vanhempainillassa. Luotte oman viestintäkulttuurin, joka sopii sinulle sekä vanhemmille, mutta on myös linjassa koulun yhteisten linjausten kanssa.

4. tehtävä: muistilista

1. Viesti aina kun näet siihen tarvetta

2. On olemassa monia viestintätapoja, joista jokaisella on oma tarkoituksensa

3. Tärkeät asiat hoidetaan puhelimella väärin ymmärrysten välttämiseksi

4. Opettajalla on tiedottamisvelvollisuus

5. Viestitä selkeästi, VÄLTÄ monitulkinnan mahdollisuutta

6. Kuvittele, miltä viestisi näyttää vastaanottajasta

7. Oletko aina tavoitettavissa?

8. Vanhemmat mukaan viestinnän suunnitteluun

9.  Varmista koulun linjat viestinnästä

10. Vastaa saamiisi viesteihin viivyttelemättä

4. tehtävä muistilista

1. Keskustele vanhempien kanssa viestinnästä.

Tee vanhemmille selväksi, millaisissa asioissa heidän kanssaan käytät Wilmaa ja millaisissa asioissa esimerkiksi soittaminen on parempi vaihtoehto.

Pidä oma osuutesi selvänä ja keskustele vanhempien kanssa, mitkä kysymykset sinulle kuuluvat ja mitkä voit ohjata eteenpäin.

2. Ole myötätuntoinen. Kyseessä on jonkun lapsi.

Pidä mielessä, että vanhempia kuin oppilaitakin on erilaisia. Ole valmis kehittelemään omia toimintatapojasi sen suhteen ja olemaan joustava. Älä ärsyynny ensimmäisestä "turhasta" Wilma-viestistä vaan tee vanhemmille omat toimintamallisi selväksi.

3. Ilmoita oma työaikasi.

Kerro vanhemmille milloin sinut sähköisesti tavoittaa ja näin säästyt väärinymmärryksiltä.

4. Opeta viestintävälineiden käyttö ja kertaa se vuosittain.

Näin vältät epämiellyttävät tilanteet, joissa joku ei ole lukenut Wilmasta ja myös poistat kynnyksen sähköisen viestinnän suhteen.

5. Muistuta, että kasvatustyö on yhteistä ja sähköinen viestintä siihen työkalu.

Opettajien ja vanhempien tulee olla samalla aaltopituudella ja helpointa tämä on akuutisti hoitaa sähköisen viestinnän avulla.

6. Kehota kysymään ja vanhempia olemaan toistensa kanssa myös yhteydessä.

"Yhden lapsen kasvattamiseen tarvitaan koko kylä" -Afrikkalainen sanonta.

Tämän pohjalta kannattaa aktivoida vanhempia sähköisen viestinnän suhteen ja olla kannustava myös keskinäisen viestinnän suhteen.

7. Ole myönteinen teknologiaa kohtaan ja vanhemmat seuraavat.

Oma asenne viestinnässä ratkaisee paljolti myös sen, miten vanhemmat siihen kanssasi suhtautuvat.

8. Ole viestinnässäsi asiallinen ja helposti ymmärrettävä.

Kasvotusten kuin myös sähköisessä viestinnässä se miten asiat sanoo ratkaisee paljon. Koska vanhemmat eivät kuule äänenpainojasi, on entistä tärkeämpää, että viestisi ovat selkeitä ja asiallisia. Turvallisuuden tunne on tärkeä myös vanhemmille ei ainoastaan lapsille!

Tehtävä 4. Sähköinen viestintä vanhemman ja opettajan välillä

Erilaiset sähköiset kanavat ja niiden käyttöön liittyviä erityishuomioita:



PUHELIN:

- Tärkeät ja vaikeat asiat
- Silloin kuin ei ole mahdollisuutta ja tarvetta järjestää tapaamista
- Sopimus: milloin opettaja/vanhempi on tavoitettavissa puhelimitse?
- Työpuhelimen mahdollisuus? Opettajalla ei velvollisuutta antaa omaa henkilökohtaista puhelinnumeroaan.

WILMA (osin sähköposti):

- Kätevä esimerkiksi erilaisten ryhmien luomiseen ja myös yksityiseen viestintään
- Keskittyy koulun ja oppilaan asioihin -> sähköpostiin lapsen koulunkäyntiä koskevat viestit saattavat helposti hukkua muiden postien joukkoon
- Vanhemmat saavat päättää tuleeko pikaviesti sähköpostiin vai vierailevatko he Wilmassa esim. tietyin väliajoin -> tällöin Wilma ei välttämättä ole nopein tapa kommunikoida
- Vanhempien kouluttaminen Wilman käyttöön tulee ottaa huomioon
- Todella monipuolinen ja paljon informaatiota sisältävä
- Sopii ajankohtaiseen tiedottamiseen


KOULUJEN WWW -SIVUT:

- Koulun käyntikortti koulun nykyisille ja tuleville oppilaille sekä vanhemmille.
- Sopii pysyviin tiedotteisiin, sivujen päivittäminen silti tärkeää
- Hyvät www -sivut motivoivat vanhempia lukemaan niitä; voisi olla esimerkiksi kuvia lasten töistä yms. koulussa tehtyjä asioita, joista vanhemmat usein ovat kiinnostuneet.

OPPIMISYMPÄRISTÖ (esim. Fronter):

- Mahdollsitaa massatekstiviestien tai -sähköpostien lähettämisen tietyille kohderymille
- Luokan yhteinen materiaali, kuten valokuvat tallennettavissa.
- Vanhempien kanssa yhteistyö oppimisympäristössä vielä aika kehittymätöntä

SOSIAALINEN MEDIA:

- WhatsApp, Facebook, Wiki, Skype, Blogisivustot, Chat yms.
- Sopii kiireiseen elämänmenoon (reaaliaikainen kommunikointi verkossa), vaihtoehto esimerkiksi vanhempainillalle?
- Vanhempia ei voi velvoittaa esimerkiksi liittymään facebookiin tai muualle sosiaaliseen mediaan
- Sosiaalisen median käyttö vaatii huolellista suunnittelua -> opettajan tulee keskustelun avattuaan osallistua ja kommentoida aktiivisesti myös itse.

Tehtävä 4. Sähköinen viestintä opettajan ja huoltajan välillä

Muistilista opettajan ja huoltajan väliseen sähköiseen vuorovaikutukseen. Lista miellekartan muodossa, johon poimin yksinkertaiseltakin kuulostavia asioita, mutta jotka ovat viestinnän keskiössä sekä äärimmäisen tärkeitä, jotta viestintä säilyy asiallisena sekä järkevänä.